Calma, isso não é um artigo de autoajuda. Apenas decidi dividir aqui uma reflexão sobre um tema recorrente na minha rotina profissional e pessoal: a falta de tempo para as coisas que eu gostaria de fazer e não consigo.

É que, depois de alguns anos batendo cabeça, finalmente descobri que essa tal “administração do tempo no trabalho” não existe.

Tempo a gente administra NA VIDA, e não apenas no trabalho.

Um minuto dura sessenta segundos – esteja eu trabalhando loucamente ou regando minhas plantas.

Não me considero uma pessoa otimista. Meu marido, sim, é do time dos que sempre acham que “vai dar tempo”. Daí seu constante esquecimento de fatores banais como o “trânsito em São Paulo”, o “tempo de achar vaga no estacionamento”, os “minutos necessários para fazer a barba” e outras etapas do processo de chegar ao meu encontro, o que frequentemente lhe causa uma amável discussão de relacionamento a cada novo atraso.

Felizmente, no trabalho, ele sempre foi mais cuidadoso (até porque começamos a namorar cedo, antes do seu primeiro emprego, com pressão e exigências de minha parte dignas dos mercados mais acirrados. Assim, coitado, conseguiu fazer uma certa transferência de know-how de uma coisa para outra).

O risco de deixarmos o otimismo e outros fatores como a falta de foco, de organização, de planejamento ou de saber dizer “não” atrapalharem nosso profissionalismo é grande.

Tenho percebido que minha mania multitarefa, da qual até cheguei a me orgulhar, é a principal inimiga da minha produtividade. Sofro de síndrome da atenção descentralizada. Raciocínio interrompido, perda de tempo.

Enquanto escrevo este texto, para ilustrar o caso com um belo exemplo, fui interrompida cinco vezes pelo encanador que está quebrando a parede para consertar o banheiro. CINCO VEZES. UMA-DUAS-TRÊS-QUATRO-CINCO-VEZES. Da primeira, queria saber onde fica a caixa d´água. Subi a escada, mostrei a ele. Segunda: precisava de uns panos de chão, pra estancar alguma coisa. Paro tudo, vou atrás dos abençoados. Onde eu estava? Ah, falava de produtividade. Terceira: “moça, tem um tapetinho pra colocar aqui pra gente não sujar a casa inteira?”. Levantei da cadeira novamente. Tá aqui o tapetinho. Retomo o raciocínio. Marteladas. Quarta vez: “sabe o que eu ia te pedir? Uma vassoura. E um rodo, se tiver”. Claro que tem. Levanto e vou pegar, querendo eu dar umas marteladas naquela parede. E a quinta: “viu, desculpa interromper de novo, só preciso de um balde”. Opa, como não? Ei-lo. Mais alguma coisa? “Não, já terminei o trabalho. Vou almoçar”. Ah, que ótimo que VOCÊ conseguiu terminar o seu trabalho. E vai almoçar. Isso te lembra algum chefe ou colega de trabalho?

Imprevistos acontecem, é claro. Mas, em geral, a culpa da má administração do tempo na vida é toda nossa.

Lido diariamente com a difícil tarefa de dizer “não”. Gosto TANTO de fazer TANTAS atividades com TANTAS pessoas em TANTOS lugares! Aí a agenda lota. Para o que não sobra tempo? Coisas bobas: dormir, descansar, cuidar da saúde, ter um hobby.

A cada negativa que consigo dar, meu saldo de minutos disponíveis para coisas que considero prioritárias aumenta! Olhando dessa forma, parece que fica mais fácil administrar a vida.

Sim, porque somente quando entendi que “meu tempo” significa “o tempo da minha vida”, e não “o tempo dedicado à empresa”, é que consegui encontrar uma maneira de estar sempre em dia com minhas pendências profissionais e pessoais.

Administração de tempo não é uma técnica, e sim um comportamento.

Tive de aprender a me organizar de maneira geral. E, para isso, passei a utilizar um método milagroso baseado na técnica milenar de fazer listas. Simples assim.

Para ser organizado, não preciso catalogar todos os meus livros de referência em ordem alfabética, nem obedecer religiosamente às normas da ABNT para cada e-mail enviado. Só preciso ter a disciplina de relacionar o que precisa ser feito, julgar de acordo com minha experiência o tempo necessário para cada tarefa, e dividir tudo isso em dias e horas.

De preferência, à noite, antes da “lida” começar. Comigo funciona bem. Listo cinco coisas prioritárias – e por prioritárias entenda “coisas que estão alinhadas com o que é mais importante na minha vida, e não no trabalho, – e PLIM! Vou ticando uma a uma, no dia seguinte. Listo também as tarefas do trabalho para aquele dia. Dou-me um prazo para fazer cada uma. Competitiva que sou, não tenho problema algum em disputar contra o relógio. Quem ganha sempre sou eu.

É um comprometimento comigo mesma, em prol da felicidade. Que eu me lembre, sou a principal interessada nela – e a única com plenos poderes outorgados para lutar a seu favor.

Ah! Uma dica: por mais banal que pareça, a plataforma que você vai usar para se organizar também é importante. Se você se dá bem com post-its, vá em frente. O bom e velho caderninho sempre funciona. Também há vários aplicativos gratuitos para isso. Eu uso o Trello.

Fazer lista não tem segredo, vai.

O difícil é decifrar, ali dentro, o que é urgente e o que é importante. Mas isso já é tema para ooooutro texto.